Как планирам времето си с метода на Стивън Кови?

Здравейте момичета,

   

днес бих искала да си поговорим за управлението и планирането на времето ни. Като активен човек още преди около 10 години осъзнах, че за да бъда максимално ефективна не трябва да разчитам само на късмета си всички задачи, срещи и ежедневни задължения да се наредят в перфектен график. Тогава изпробвах множество методи за планиране на времето и честно да си призная, не очаквах да е толкова трудно да открия най-добрата система за мен.  Тествала съм различни както купени така и homemade версии на различни планери и все нещо ми липсваше, пък и нека си го признаем ... през 2006-та година планерите не бяха така модерни и трябваше да бъдем доста по-креативни. Тогава открих, че за седмично планира за мен най-добър вариянт е така наречения "работен календар" в който отбелязвам съвсем кратко какви са срещите и задачите ми за седмицата, включително краткосрочните ми цели и текущи идеи за професионалните ми ангажименти и блога ( към днешна дата ). 
   

Предпочитам аз сама да контролирам датите в работният календар за това и избягвам да избирам разграфени такива, предпочитам планери без дати само с разграфена седмицата. Последният ми избор за такъв планер е тефтер, който закупих от Lidl. В него има доста голямо количество разграфени седмици без дати и всеки лист може да бъде откъснат без да се отрази на другите, ако не ми допада по някаква причина. В тефтера има и по-малко тефтерче само с редове и лепяща основа, което ми е удобно за кратки идеи, бележки и т.н. Има и различни лепящи листчета за допълнително удобство. 

    Аз имам много добре развита визуална памет за това и най-честата система на работа при мен е чрез цветове. Както можете да видите на снимките задачите са маркирани в червено и зелено, което най-простичко казано е "свършено" и "несвършено" така мога най-бързо с един поглед да видя, коя от задачите не е изпълнена и да я преразпределя за следващ период или ден.

   След като намерих най-добрата система за мен за седмичното планиране се насочих към дневното такова. Тези от Вас, които работят отвкъщи или имат много динамично ежедневие предполагам знаят, че шанса да пропуснете изпълнението на някоя спешна задача за сметка на множество не толкова важни и спешни задачи е огромен, ако нямате ясен поглед над деня си. Метода, който избрах за себе си и е тестван през годините е метода на Стивън Кови или по-популярен като "Квадрантите на Кови". За тази система Ви е необходим само лист хартия ( аз използвам най-обикновенна тетрадка със спирала, като в момента тя е с карирани листа, но това е въпрос само на Ваш личен избор ) и химикал. 

    Идеята на метода е да се научим да даваме приоритет на задачите си и чрез него да управляваме времето си ефективно. За метода има и посветена книга " 7-те навика на високоефективните хора", но не смятам, че е задължително да я прочетете за да вникнете в метода и да го прилагате в ежедневието си. 

    

Нека да Ви покажа и как изглежда метода:

Както виждате имаме бял лист разграфен на 4 квадрата. Всеки от квадрантите има своето предназначение за Вашите задачи. Задачите си разпределяме в квадратите спрямо тяхната принадлежност - "Важни и спешни"; "Важни, но не спешни"; "Маловажни и спешни"; "Немаловажни и спешни". Всяка задача може да попадне в един от четирите квадранта и това да Ви помогне по-лесно да приоритизирате задачите си.

Нека да разгледаме по-подробно всеки квадрант.:

ВАЖНИ И СПЕШНИ - Както подсказва и името му, това е квадранта в който записвате всички ваши неотложни задачи, като например такива с краен срок или най-просто казано там слагате задачите, които ако не изпълните ще има отрицателни последствия за Вас. Тези задачи са неизбежни, но за да сме максимално ефективни трбява да ги съчетаем със задачите от другите три квадранта и много внимателно да ги разпределяме за да не се окаже, че слагаме висок приоритет на задачи, които всъщност не са толкова спешни и важни.

Пример :  Да приключа проекта за клиент "Х"; Медицински преглед; Отчет ; Плащане на сметки;  и други.

ВАЖНИ, НО НЕ СПЕШНИ - това е квадранта на дългосрочните цели и може би един от най-важните. В него поставяме задачите, които са важни за нас, но изискват повече време и внимание в дългосрочен план. Този квадрант е както един от най-важните така и най-рисков. Много често мозъка ни изключва важността на задачи, които не са на принципа "живот и смърт". В този квадрант отбелязвайте само задачите си, които ще спомогнат крайната Ви дългосрочна цел.

Пример : Урок по чужд език, тренировка, работни процеси ( да завършите краткосрочна задача към общ проект ) и т.н.

МАЛОВАЖНИ И СПЕШНИ - този квадрант носи и още името "Квадранта на заблудата". Много често бъркаме важността на задачите си. Много често тук поставяме маловажни, но не спешни задачи. За да успеете да се ориантирате какво точно трябва да съдържа този квадрант при попълването му се замислете за рутинните си задачи, които са неизбежни, но и не са от ключово значение. За да не губите фокуса си от първите два квадранта, които са ни приоритет при дневното Ви планиране просто отделете минута за да ги обмислите внимателно.

Пример : Да почистите ( да това е нещо, което е належащо, но не е жизнено важно за да измести другите Ви ангажименти, то е просто належащо за деня, но след приключването на другите задачи ); да напазарувате.

МАЛОВАЖНИ И НЕ СПЕШНИ - в този квадрант слагаме нашите задачи, които ни разсейват и ни пречат да се фокусираме. 

Пример : да си проверя социалните мрежи; да играя на игри; да прочета всички онлайн новини и т.н.

Много е важно да осъзнаем, че задачите от четвърти квадрант са ни необходими. Трябва ни време за губене и релакс, което време обаче да бъде в синхрон с другите ни задачи. Така ще откриете баланса чрез който ще бъдете ефектнивни без това да обвързано с огромен стрес, защото ще сте фокусирани и ще различавете приоритетите на рутинните си задачи.

След всяка изпълнена задача тя се премахва от списъка и в края на деня неусетно ще видите, че всички задачи са спазени без да пречат една на друга. През годините съм напаснала метода към моето ежедневие и смело мога да заявя, че той е най-успешен за мен.

Ще ми бъде много интересно да ми споделите дали сте тествали метода на Кови за планиране на времето? Работи ли за Вас? Разбира се, ако използвате друга работеща система ще ми бъде интересно да споделите за нея в коментарите.

Поздрави,

Silviya Love

За мен е изключително важна обратната връзка от Вас, защото бих желала в блога да има комуникация, за това не се колебайте да се свържете с мен посредством профилите в социалните мрежи и не забравяйте да се абонирате за да мога да Ви информирам за новите публикации.

За връзка с мен : 

E-mail : silviyallove@gmail.com

Instagram : @sissyllove

Facebook : @silviyaloveblog